"In der heutigen digitalen Welt ist effizientes Büromanagement entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Pastoralen Räumen und Pfarreien. Dabei spielt eine Softwarelösung, welche speziell auf die Anforderungen von katholischen Bistümern, Pastoralen Räumen und Pfarreien wie InGenius-Office©2023 eine wichtige Rolle, um Aufgaben zu optimieren, Kommunikation zu verbessern und Arbeitsprozesse zu automatisieren."
InGenius-Office©2023 ist die ideale Software für Ihr Pfarrbüro. Mit InGenius-Office©2023 können Sie alle Aufgaben rund um die Verwaltung Ihrer Pfarrei effizient und einfach erledigen. Ob es um die Mitglied-erverwaltung, die Gottesdienstplanung oder die Kommunikation mit Ihren Gemeinde-mitgliedern geht, InGenius-Office©2023 bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie brauchen. InGenius-Office©2023 ist eine cloudbasierte Software, die Sie von jedem End-Gerät aus nutzen können. Sie müssen nichts installieren oder aktualisieren, sondern können sofort loslegen. InGenius-Office©2023 ist zudem sicher und datenschutz-konform. Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen und in deutschen Rechenzentren gespeichert. InGenius-Office©2023 ist flexibel und anpassbar. Sie können die Software nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren und erweitern. Außerdem erhalten Sie einen persönlichen Support, der Ihnen bei Fragen und Problemen zur Seite steht. InGenius-Office©2023 ist die Software, die Ihr Pfarrbüro in das 21. Jahrhundert bringt.
InGenius-Office© 2023 im Überblick
10 Key-Facts zu InGenius-Office© 2023
1. Datensicherheit auf höchstem Niveau, DSGVO- und bistumskonforme Basissoftware Intrexx: renommiertes Softwareunternehmen in Deutschland, somit Datenschutz nach deutschem Recht
2. Wir legen Wert auf höchste Flexibilität und Entscheidungsfreiheit bezüglich der Administration des Portalservers und der damit verbundenen InGenius-Installation.
3. Mit unseren Kunden realisieren wir alle möglichen Varianten:
- Administration des Servers durch Bistums-IT
- Administration des Servers durch vom Bistum beauftragtes Unternehmen
- Administration durch uns und unsere Partner
4. Automatisierung von Arbeitsabläufen ohne Mehrfacherfassung von Terminen, Intentionen, Raumreservierungen usw.
5. Die Unterstützung der InGenius-Anwender ist unser Hauptanliegen und hat vor allem anderen höchste Priorität. Dies realisieren wir durch:
- kurze Reaktionszeiten
- kompetente Unterstützung
- gleichbleibende Ansprechpartner
6. Höchstmögliche Transparenz bei personen- und dienstübergreifenden Informationen
7. Vermeidung von „Zettelwirtschaft“
8. Jeder Mitarbeiter ist zu jeder Zeit egal von wo auf dem aktuellsten Stand
9. Datenschutzkonforme und geschützte Kommunikation zwischen den Anwendern und Terminteilnehmern über Kommunikationsmanager in InGenius
10. Flexible Gestaltung pastoraler Räume mit Benutzer spezifischen, individuell einstellbaren Sichtbarkeits-/Arbeitsbereichen und Rechten
Auswahl von Funktionalitäten
1. Ein Terminkalender für alle, abhängig von Sichtbarkeitsbereichen und Rechten
2. Dienstplan: regelkonform inkl. automatischer Zuweisung von Terminteilnehmern anhand von Adressbezogenen Präferenzen
3. Terminspezifische Standard-Layouts zur Darstellung wählbar:
- Gottesdienstordnung: über 50 Typen verfügbar
- Dienstpläne: über 10 Typen verfügbar
- Veranstaltungen: über 10 Typen verfügbar
4. Bereichsübergreifende Raumbuchungen mit Prüfung von Terminüberschneidungen
5. Intentionen- und Stipendienverwaltung: Menüübergreifende Erfassung entweder
ausgehend vom Gottesdiensttermin, vom Zelebrationsplan, der Gottesdienstordnung, dem Kalender- oder dem Intentionenmenü möglich
6. Intentionenberechnung, Kassenbuch, Intentionenabrechnung im Individuallayout
7. Automatisierte Pfarrbrieferstellung im Pfarreispezifischen Layout, automatisierte komplete Enddokumentenerstellung incl. Kommunikationsmanagement
8. Verknüpfung von z.B. Terminen aus InGenius mit beliebigen Webseiten
9. Übertragung von Terminen in andere Kalenderanwendungen
10. Kontakte aus den unterschiedlichen Menüs heraus erstellen, Verwaltung und Dokumentation im Kommunikationsmanager
11. Eigener Formulardesigner zur Gestaltung der Masken, z.B. Ausblenden von nicht benötigten Standardeingabefelder
12. Besucheranmelde-Modul:
- Freigabe von Terminen aus dem InGenius-Kalender an Anmeldeapp
- Besucher melden sich über Anmeldeapp zu den zur Auswahl stehenden Terminen an
- Anmeldungen werden automatisch in die InGenius-Anwendung zum Termin zurück übertragen und nach einstellbarer Frist automatisch gelöscht
- Automatisierte Generierung von Besucherlisten
- Erfassung telefonisch, per Mail oder persönlich eingegangener Anmeldungen
- Versenden, drucken, …. der Besucherlisten an Empfangsdienste
13. Medienservice-Modul:
Die vom Bistum publizierten Veröffentlichungen können dem InGeniusanwender zum Abruf und Einfügen in die Pfarrbriefredaktion zur Verfügung gestellt werden
14. Terminübertragung an Fremdredaktionen:
Gottesdiensttermine, Veranstaltungen, … können automatisiert an eine Fremdredaktion wie lokale Zeitungen, zu einem wählbaren Termin, übermittelt werden.
15. Schlüsselverwaltung über Menü Reservierungen: neue Ressourcen- und Reseverierungstypen
16. Dienstplanerstellung mit Teilnehmerbedingungen
17. Kassenbuch
18. Vorerfassung von Kreditorenrechnungen
Und viele weitere neue Funktionen...
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Ursula Schmitt-Schäfer, Pfarrsekretärin, Bischöfliches Generalvikariat, Strategiebereich 1 Ziele und Entwicklung
„Ich arbeite gerne mit InGenius, weil es meine Arbeit im Pfarrbüro optimal unterstützt. Ich kann von verschiedenen Arbeitsplätzen und von meinem Smarphone auf InGenius zugreifen. Durch das Programm gibt es bei uns keine Termin- und Raum-überschneidungen mehr.“
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Marita Schlotter, Pfarrsekretärin
„Ich arbeite gerne mit InGenius, weil mehrere Personen gleichtzeig auf den Kalender zugreifen können. Wenn die Daten ordentlich erfasst werden, bietet es viele Aus-wertungsmöglichkeiten. Ich kann mir nicht mehr vorstellen, ohne dieses Programm zu arbeiten.”
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Corinna Wommer, Pfarrsekretärin
"Die Arbeit mit InGenius hat sich in unserer Pfarrei mit 6 Pfarrbezirken seit 10 Jahren beständig weiterentwickelt und bewährt: jederzeit schneller Zugriff auf Termine, Reservierungen, Gottesdienstordnung und Adressen. Die Möglichkeit den Pfarrbrief per Knopfdruck zu generieren, sowie die Erstellung von Terminlisten als Jahresübersicht mit Anbindung an Excel, schätze ich besonders. Nicht zu vergessen ein eigens, wegen der Coronapandemie entwickeltes Zusatzmodul, mit dem die anmeldepflichtigen Gottesdienstbesucher erfasst werden konnten."
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Heike Alef, Pfarrsekretärin
„Ich arbeite gerne mit InGenius, weil ich einen schnellen Überblick über die Termine bekomme und mit wenigen Klicks die Gottesdienstordnung erstellen kann.”
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Georg Goeres, Dekan
"Unser Team arbeitet von Anfang an mit InGenius. Der Kalender sorgt für Transparenz im Team und erleichtert die Arbeit im Pfarrbüro. Wir arbeiten gerne damit, weil es zusammen mit Pfarreien entwickelt wurde. Wir schätzen den direkten Draht zur Firma Compelec.
Der Kalender sorgt für Transparenz im Team. Die verschiedenen Pfarrbüros sind durch InGenius synchronisiert. Ordentlich geführt, hat man gleich den Gottesdienstplan für den Pfarrbrief und die entsprechenden Dienstpläne.
Die Pfarrbrieferstellung ist grundsätzlich erleichtert.
Das Einpflegen von Stipendien und die Abrechnung sind verknüpft. Das ist eine wesentliche Erleichterung. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die wichtigen Anschriften, Telefonnummern etc.
Alle wichtigen Informationen sind über das Smartphone verfügbar." -
Peter Leick, Pfarrer
"Die Arbeit mit InGenius-Office garantiert mir einen optimalen Blick auf die Vielzahl der Termine in unterschiedlichsten Varianten. Alles, ob Adressen, Termine, Doku-mente, Raumbelegungen sind an allen Orten mit Internetzugang verfügbar. Einfache Bedienung – individuelle Beratung und Schulung – angepasste Problemlösungen – Übersichtlichkeit – Erweiterung durch weitere Module – uvm. ermöglichen mir und der pfarrlichen Verwaltung Transparenz, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und Vernetzung mit Haupt- und Ehrenamtlichen"“
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Christian Adams, Pfarrer
"Ich arbeite gerne mit InGenius, weil ...
… dieses System die Arbeit im Pfarrbüro und in der Gemeinde vernetzt und erleichtert.
… das Programm vielfältige Möglichkeiten bietet, die Aufgaben in der Pfarrgemeinde zu organisieren und durchzuführen.
… es aus der praktischen Arbeit in Gemeinde und Pfarrbüro heraus entwickelt wurde und stets auf die Anforderungen der Praxis hin angepasst wird."
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InGenius-Office© 2023 Start Menue
Die Hauptmenükacheln bieten eine schnelle Navigation durch die gesamte Anwendung. Das Start-Menü ist Benutzerbezogen variabel konfigurierbar. Übersichtlich und einfach zubedienen.
InGenius-Office© 2023 Portal-Kachel-Menu
Die Kacheln sind komplet vom Adminstrator benutzerbezogen variabel konfigurierbar.
InGenius-Office© 2023 Adressdaten Anlage-Maske
Adressen, welche die für die Terminplanung benötigt werden:
1. Adressen der InGenius-Benutzer.
2. Adressen Ihrer Gebäude.
3. Adressen Ihrer Terminteilnehmer, z.B. des liturgischen Dienstes, Mitarbeiter und Ehrenamtliche.
4. Adressen Ihrer Räume und Ressourcen.
InGenius-Office© 2023 Kalender Kompakt
Die Hauptmenükacheln: Die neue Version bietet schnelleres Navigieren durch die gesamte Anwendung, d.h. weniger, dafür größere Kacheln pro Maske.
Dienstplanungs-Modul 1:
Das Dienstplanmodul übernimmt die Einteilung der Personen für die benötigten Dienste, voll- oder halbautomatisch, anhand von definierten Präferenzen.
· Präferenzen können für benötigte Dienste an Arbeitsbereichen (Pfarrbezirke / Pfarreien) oder an Gebäuden hinterlegt werden.
· Persönliche Präferenzen können an den ausführenden Personen hinterlegt werden.
Dienstplanungs-Modul 2:
Dabei sind Sie ganz flexibel und können entweder ganz strenge oder auch sehr weiche Regeln, in beliebig vielen Regelsätzen, hinterlegen. Beispielsweise steht eine Person nur an bestimmten Tagen zu bestimmten Uhrzeiten für bestimmte Dienste in bestimmten Pfarrbezirken oder Gebäuden zur Verfügung. Und das auch für festgelegte Gültigkeiten. Auch werden aus dem Kalender alle Abwesenheiten der Personen entsprechend berücksichtigt.
Checklistenmodul:
Eine Checkliste ist eine Ansammlung von Einträgen, die als Aufgaben gesehen werden. Diese in Gruppen organisierten Aufgaben können der Reihe nach abgehandelt und entsprechend gekennzeichnet werden. Eine Checkliste beschreibt beispielsweise die Schritte, die zur Abhandlung einer Taufe durchgeführt werden.
Damit bei Standardabläufen nicht jedes Pfarrbüro eigene Checklisten erstellen muss, die vom Ablauf her für alle gleich sind, werden für einige Kasualien wie Taufe, Hochzeit usw. vorgefertigte Listen zur Verfügung gestellt.
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InGenius-Office 2023 Pfarrei-Kommunikations-APP
Sie möchten mit Ihren Gemeindemitgliedern in Kontakt bleiben, aber E-Mails sind Ihnen zu umständlich und unsicher? Dann ist die Kommunikations-APP für InGenius-Office genau das Richtige für Sie.
Mehr Informationen in Kürze hier.